Cara Membuat Surat Undangan

Seperti yang kita tahu bahwa surat merupakan alat komunikasi secara tertulis yang sudah dipakai sejak zaman dahulu. Salah satu contohnya ialah surat undangan. 

Dalam hal ini, surat tersebut dibuat untuk menyampaikan informasi atau undangan dari satu pihak pada pihak lain agar bersedia hadir dalam suatu acara maupun kegiatan.

Surat ini ada dua jenis yaitu surat resmi dan tidak resmi.

Apakah kalian tahu perbedaan kedua surat tersebut?

Lalu bagaimana cara membuat surat undangan?

Nah, untuk menambah pengetahuan kalian tentang surat-menyurat, ayo simak materi membuat surat undangan berikut!

Surat Undangan Resmi dan Tidak Resmi

Jenis undangan berupa surat resmi biasanya digunakan untuk kepentingan formal.

Surat ini umumnya dikeluarkan oleh suatu lembaga, perusahaan atau instansi lainnya untuk membahas hal-hal bersifat penting seperti rapat, seminar, mengambil rapor, instruksi suatu kegiatan serta masih banyak lagi. 

Karena berasal dari instansi, maka pemilihan bahasa dalam membuat surat undangan tersebut tentu harus menggunakan bahasa formal, baku, sopan, padat dan jelas. 

Sedangkan undangan tidak resmi merupakan jenis surat di mana tujuan pengirimannya untuk perorangan (bukan instansi), serta menggunakan bahasa tidak baku atau bahasa sehari-hari.

Contohnya yaitu undangan resepsi pernikahan dan ulang tahun seseorang. 

Ketika membuat surat undangan tidak resmi, kalian tidak perlu mencantumkan bagian kop, lampiran, tanda tangan dan stempel.

Cukup menuliskan nama penerima, tanggal, tempat, serta waktu pelaksanaan acara saja. 

Format Membuat Surat Undangan Resmi

1. Bagian Kop

Bagian kop atau sering disebut sebagai kepala surat berisikan identitas dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. 

Biasanya penulisan bagian kop disertai dengan alamat dan nomor telepon lembaga itu tadi. Bahkan ada juga lembaga yang mencantumkan alamat email resminya. 

Perhatikan contoh berikut :

PT. MADJU JAYA SEJAHTERA

Jalan Taman Anggrek No. 24, Malang

Jawa Timur, Indonesia

Telp. (021) 345678

Email : [email protected] 

2. Bagian Nomor

Bagian nomor berisi angka atau gabungan angka dan huruf yang dicantumkan dalam surat keluar dari suatu lembaga atau instansi. 

Contoh : 03/IX/UR/2020

3. Salam Pembuka

Salam pembuka ditulis di sebelah kiri. Penulisannya diawali dengan huruf kapital serta diakhiri oleh tanda koma. 

Untuk salam pembuka biasanya diawali dengan kata ‘dengan hormat’ atau ‘Assalamualaikum’ 

Contoh: 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya acara lomba peringatan hari kemerdekaan Republik Indonesia…..

Atau contoh lainnya seperti di bawah ini:

Assalamualaikum Wr.Wb

Dengan ini, kepala sekolah SMA Pancasila mengundang bapak/ibu/wali murid untuk menghadiri Rapat Bagi Siswa Baru……

4. Tempat dan Tanggal Pembuatan

Tempat dan tanggal pembuatan berfungsi sebagai tanda kapan surat ini dibuat. Kalian bisa menuliskan format tanggal dan pembuatan seperti: Malang, 19 Januari 2021. 

Dapat kita lihat format tersebut menunjukkan bahwa surat dibuat di Malang pada tanggal 19 Januari 2021. 

5. Nama dan Pihak yang Dituju

Bagian ini berisi nama pihak yang mendapatkan undangan. Pastikan menulis nama pihak secara jelas supaya tidak terjadi kesalahpahaman antara pihak utama yang menerima dengan pihak lainnya. 

Contoh:

Kepada Yth:

Bapak Ari Susilo

Kepala Divisi Pemasaran

PT. Madju Jaya Sejahtera

6. Bagian Isi

Isi surat merupakan bagian paling penting karena memuat ajakan kepada penerima undangan untuk menghadiri kepentingan resmi atau acara tersebut. 

Perhatikan bagian isi surat resmi di bawah ini:

…dalam rangka memperingati hari ulang tahun SMA Kusuma Bangsa kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i pada:…. 

7. Waktu dan Tempat

Selain tanggal pembuatan, keterangan waktu dan tempat harus dituliskan karena sebagai acuan waktu dari acara yang akan diadakan.

Hal ini bertujuan supaya penerima tidak merasa bingung mengenai kapan serta dimana acara ini diselenggarakan. 

Contoh :

…..akan mengadakan Rapat Komite sekolah yang diselenggarakan pada:

Hari/tanggal : Rabu, 7 Maret 2020

Waktu : pukul 08.00 – selesai

Tempat : Ruang 5A sebelah laboratorium bahasa

8. Lampiran atau Agenda

Beberapa lembaga ada yang mencantumkan lampiran atau agenda acara.  Namun, ada juga yang tidak mencantumkannya.

Pada umumnya, agenda berfungsi untuk memperjelas topik pelaksanaan kegiatan supaya penerima mengetahui kegiatan yang akan dilaksanakan. 

9. Penutup 

Bagian penutup biasanya memuat ucapan terima kasih dan salam. Untuk salam penutup, ditulis di sebelah kiri bawah halaman. 

Contoh kalimat salam penutup:

Demikian surat  ini kami buat sebagaimana semestinya. Atas perhatian dan juga kehadirannya kami ucapkan terima kasih. 

10. Stempel dan Tanda Tangan

Dalam membuat surat undangan resmi harus dilengkapi dengan tanda tangan beserta stempel dari lembaga.

Pemberian stempel sebagai bukti bahwa surat tersebut benar-benar berasal dari lembaga resmi penyelenggara acara. 

Contoh

1. Undangan Resmi dari Perusahaan

2. Undangan Resmi dari Sekolah

3. Undangan Resmi dari Organisasi Kampus

4. Undangan Pernikahan

5. Undangan Ulang Tahun

Bagaimana teman-teman studioliterasi cukup mudah bukan?

Kalian bisa menjadikan beberapa contoh di atas sebagai referensi dalam membuat surat undangan, baik itu resmi maupun tidak resmi

Selamat mencoba!

Baca juga: Contoh Surat Pribadi Untuk Kakak, Sahabat, Guru