Surat pemberitahuan adalah surat resmi yang bertujuan untuk memberikan informasi suatu hal penting. Biasanya surat ini dikeluarkan oleh pihak instansi, komunitas, perorangan, maupun lembaga lainnya dan ditujukan kepada sesama instansi atau perorangan pula. Tidak ada aturan yang mengatur bahwa surat ini hanya boleh dibuat oleh suatu instansi saja. Meski begitu, Anda harus mengetahui contoh dan cara menulis surat pemberitahuan yang benar.
Daftar Isi
Pada dasarnya, tata cara menulis surat pemberitahuan yang benar tidak memiliki aturan yang baku, dalam artian surat ini dapat dibuat dengan format yang berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya. Namun hal yang terpenting adalah informasi yang ingin disampaikan penulis dalam surat tersebut bisa tepat sasaran dan dapat diterima dengan baik.
Nah, dalam segala acara maupun kegiatan, Anda pasti sangat familiar dengan adanya surat yang bertujuan untuk memberikan informasi. Jika suatu saat Anda ditunjuk untuk membuat surat tersebut, bacalah artikel ini. Studio literasi akan membantu Anda memberikan referensi agar bisa menulis surat resmi pemberitahuan dengan baik dan benar.
Cara Menulis Surat Pemberitahuan
Sesuai dengan namanya, surat pemberitahuan harus dibuat dengan benar dan jelas agar informasi yang ingin disampaikan bisa tersampaikan dengan baik oleh pembacanya. Bahasa yang digunakan pun harus menggunakan gaya bahasa baku dan sopan agar dapat diterima oleh segala kalangan.
Artikel Terkait
Secara umum surat pemberitahuan adalah surat yang resmi, sehingga format maupun strukturnya mirip bahkan sama. Format dalam penulisan surat ini antara lain dibagi menjadi empat bagian, yaitu kop surat, nama dan alamat yang dituju, isi surat, dan tanda tangan pembuat surat. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan berikut ini.
1. Kop Surat
Karakteristik surat resmi, termasuk surat resmi pemberitahuan adalah harus memiliki kop atau kepala surat. Hal ini bertujuan untuk memberikan identitas instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat tersebut. Selain nama instansi, pada bagian ini juga dicantumkan logo instansi (jika yang mengeluarkan adalah perusahaan), alamat lengkap, nomor telepon yang bisa dihubungi, alamat website, email, hingga nomor fax.
2. Penerima Surat
Setelah menuliskan identitas penulis surat, hal yang juga penting adalah mencantumkan kepada siapa surat itu ditujukan. Pada bagian ini nama dan alamat penerima surat harus jelas agar tidak salah sasaran. Penulisan ini bertujuan untuk mengurangi resiko terjadinya kesalahan penerima surat karena adanya kesamaan nama.
3. Isi Surat
Isi surat adalah inti dari sebuah surat dibuat. Pada bagian ini dijelaskan tentang tujuan dan maksud dari pengirimnya. Informasi yang akan disampaikan harus jelas, lengkap dan mudah dipahami agar tidak menimbulkan kesan yang membingungkan.
Misalnya, jika surat pemberitahuan ditujukan untuk menginformasikan sebuah peraturan baru di kantor, maka penulis surat harus menuliskan informasi mengenai apa saja peraturan baru tersebut sekaligus tujuannya, mulai kapan berlakunya, dan apa sanksi yang diterapkan jika tidak melanggar aturan baru yang dibuat. Dengan begitu, pembaca surat akan paham dengan maksud dari dibuatnya peraturan baru di kantornya saat membaca surat tersebut.
4. Tanda Tangan
Bagian akhir dalam menulis surat resmi pemberitahuan adalah pengirim harus membubuhkan nama terang dan tanda tangan sebagai tanda bahwa surat yang dikeluarkan tersebut memang benar adanya dan resmi. Orang yang bertanda tangan atau bertanggung jawab pun juga harus perwakilan ataupun pemimpin dari instansi atau panitia yang bersangkutan.
Pada umumnya, dalam menuliskan nama terang ini juga dilengkapi dengan jabatan dalam instansi atau kegiatan tersebut. Adapun orang yang menandatangani boleh lebih dari satu, dengan ketentuan tanda tangan pertama adalah yang mengeluarkan surat. Kemudian diikuti dengan orang yang menjadi saksi dari legalitas surat tersebut.
5. Informasi Tambahan
Selain keempat bagian yang sudah dijelaskan di atas, tak jarang dalam surat resmi pemberitahuan terdapat beberapa tambahan informasi lainnya. Tambahan informasi ini berupa nomor surat yang berada di antara kop dan nama serta alamat penerima surat.
Lalu yang kedua adalah perihal, ditujukan untuk mengetahui maksud dan tujuan pembuatan surat tersebut. Tambahan yang ketiga adalah lampiran, bertujuan untuk memberikan informasi jika terdapat lebih dari satu lembar dokumen surat.
Terakhir, biasanya pada bagian akhir sebelum tanda tangan dicantumkan informasi tentang tanggal dan tempat pembuatan surat.
Contoh Surat Pemberitahuan
Setelah mengetahui cara penulisan suratnya, berikut beberapa contoh surat resmi pemberitahuan dari berbagai kegiatan dan instansi untuk referensi Anda.
Contoh Surat Pemberitahuan dari Instansi
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran
Itulah hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang surat pemberitahuan. Mulai dari bagian-bagian yang harus ada dalam surat, cara menulis, hingga contohnya. Kini Anda tidak perlu khawatir lagi jika ditunjuk untuk membuat surat tersebut karena Anda sudah memahaminya dengan jelas.
Ingatlah untuk menulis dengan menggunakan pilihan kata-kata yang sopan dan jelas agar pembaca dapat memahaminya dengan baik dan pesan Anda tersampaikan. Selamat mencoba!
Baca Juga: Contoh Surat Resmi yang Benar
Tidak ada komentar